Nu het coronavirus zich wereldwijd verspreidt, groeit ook de impact op EU-gefinancierde projecten. Uiteraard volgen ook wij de ontwikkelingen rondom COVID-19 op de voet. In dit artikel beantwoorden we vragen over het effect van het virus op projecten en delen we tips reeleaf-corona

Terwijl talloze instanties hard werken om verdere verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, stijgt het aantal vragen over de impact van het virus op EU-gefinancierde projecten. Wat kun je nu het beste doen om projecten op koers te houden? Dit is wat we nu weten.

Hoe raakt het coronavirus mijn project? 

Het virus is inmiddels in vrijwel elke lidstaat aangetroffen en raakt alle aspecten van samenwerking binnen de EUEvenementen worden afgelast of uitgesteld, bijeenkomsten worden heroverwogen. EU-gefinancierde projecten vormen hierop geen uitzondering. 

Voor alle gevallen waarin partners en experts normaal bij elkaar komen, geldt nu dat het belangrijk is om samen te bepalen of er risico’s kleven aan moment, locatie en groepssamenstelling.  

Dit betreft zowel projectsessies als bijeenkomsten voor kennisuitwisseling. Van partnermeetings tot lokale bijeenkomsten, congressen en symposia. Communiceer hierover binnen het project, zodat niemand voor verrassingen komt te staan.  

Waar kan ik terecht voor informatie? 

De impact en aanpak van het virus verschillen per EU-land. Voor de informatievoorziening kun je daarom het beste allereerst nationale bronnen raadplegen. Binnen Nederland wordt actuele informatie verstrekt door het RIVM en de Rijksoverheid. 

Voor updates over de situatie in andere EU-landen kun je terecht bij het ECDC. Heb je een buitenlandse reis in de agenda staan? Raadpleeg dan dit overzicht met reisadviezen of neem contact op met de organisatie. 

Uiteraard deelt ook Wereldgezondheidsorganisatie WHO continu actuele informatie over het coronavirus. 

Worden mijn kosten nog vergoed? 

Het mag duidelijk zijn dat het coronavirus zorgt voor een uitzonderlijke situatie. Normaal gesproken worden de kosten van geannuleerde projectactiviteiten (denk aan vluchten, locatiehuur, catering) niet gedekt. Toch kan het zo zijn dat programma’s zich in dit geval flexibeler opstellen. 

Besluiten over de omgang met vergoedingeworden op dit moment genomen op programmaniveau. Meerdere programma’s hebben inmiddels richtlijnen opgesteld. Volg de informatiekanalen van het programma waar jouw project onder valt voor actuele updates. 

Wat doe ik met bijeenkomsten die op korte termijn zijn ingepland? 

Het belangrijkste dat je nu kunt doen, is anticiperen. Hiermee beperk je het risico op onaangename verrassingen en voorkom je miscommunicatie met projectpartners.  

Check daarom of reeds gemaakte boekingen voor reizen zo nodig kunnen worden geannuleerd. Daarnaast zetten veel organisaties een eigen beleidslijn op ten aanzien van (internationale) reizen – informeer hiernaar. Vergeet niet de projectpartners bij je acties te betrekken.

Hoe kan ik de voortgang van een project beschermen? 

Kijk of het mogelijk is om reeds geplande activiteiten en bijeenkomsten te verplaatsen. Erg verstandig is ook om kanalen voor online communicatie en kennisdeling te versterken. Kies bijvoorbeeld vaker voor videobellen. Of vervang een workshop door een videopresentatie. 

Ontstaan er door het coronavirus echt voortgangsproblemen binnen het project? Neem dan zeker via de lead  partner contact op met het programmasecretariaat.  

Heb jij een vraag? 

En uiteraard geldt in alle gevallenvolg de voorschriften om het besmettingsgevaar te beperken en blijf binnen het project goed met elkaar communiceren.  

Heb jij een vraag over de impact van het coronavirus op EU-gefinancierde projecten? Leg deze gerust aan ons voor.