Europese samenwerkingsprogramma’s: een internationale win-win situatie

Hoe is dat nou, een Europees samenwerkingsproject initiëren en coördineren? Projectleider Keijen van Eijk vertelt hoe hij namens de gemeente Zaanstad de kar trekt van EMPOWER 2.0: een transnationaal samenwerkingsproject dat mede mogelijk wordt gemaakt door het Interreg North Sea Region (NSR) programma van de Europese Unie. Een verhaal vol geleerde lessen, ervaringen en tips.

Het doel van EMPOWER 2.0 is burgers activeren en helpen om binnen lokale duurzame energiegemeenschappen eigen stroom te produceren of aan te kopen. “De rol van burgers binnen het energiesysteem blijft nu vaak nog beperkt,” zegt Keijen, “terwijl ze een steeds belangrijkere rol in de energietransitie innemen. Met dit project willen we transnationale kennis over lokaal eigenaarschap van energie-opwek vergroten.”

Leren op een ander schaalniveau

Door de internationale samenwerking op te zoeken, wordt er op een ander schaalniveau geleerd en geïnspireerd. Keijen legt uit: “Het project kent 13 partners uit 4 lidstaten en 7 living lab pilotprojecten waarin we volop experimenteren. Zo draait er in Denemarken een warmteproject, in Haarlem een collectief coöperatief zonneproject en in Engeland een collectief inkooptraject met zonnestroom. Uit die uiteenlopende thematieken vormen we een verzameling van burgertyperingen en bepalen we hoe we als lokale overheid hen het beste bij de energietransitie kunnen betrekken.”

Taken van een projectleider

De gemeente Zaanstad is de Lead Partner van het project. Als projectleider is het de taak van Keijen om de algehele projectvoortgang te monitoren, coördineren en managen. “Het project is opgedeeld in thematische werkpakketten met eigen pakketleiders en verschillende op te leveren deliverables. Vanuit die pakketten worden de betrokken uitvoeringspartners in de pilots aangestuurd. Een goede overlegstructuur is dan ook essentieel. Al vanaf de start overleggen wij heel consequent om de week. Dat kan ik iedereen aanraden, want zo blijft het project bij alle partners en intern top-of-mind.”

Interne engagement nodig

Daar ligt volgens Keijen meestal namelijk de grootste uitdaging: zorgen dat het project ook binnen de eigen gemeentelijke organisaties gaat leven. “Je merkt vaak dat Europese projecten er organisatorisch gezien toch wat bijhangen. Dat is zonde. Voor lokale overheden, zeker in regio’s die minder bedeeld zijn, is Europese subsidie erg interessant. Maar: onbekend maakt onbemind. Zorg daarom dat het project ook de doelstellingen van de eigen organisatie dient. Zo wordt het niet ‘iets extra’s’ maar integraal onderdeel van je bedrijfsvoering. Dat zorgt voor veel meer engagement!”

Zorgen voor een goede dynamiek

Door de covid-19 uitbraak konden de geplande partnermeetings, tot Keijens teleurstelling, helaas niet plaatsvinden. “Het gevaar van uitsluitend online communicatie is dat je allemaal op je eigen eilandje gaat zitten. Daarom is die regelmaat in je communicatie ook zo belangrijk. In oktober kwam gelukkig toch de kans elkaar fysiek te ontmoeten. Bij de pilot in Denemarken zagen we hoe de bewoners van 50 huishoudens geheel in eigen beheer een lokaal warmtenet aanlegden. Dat was heel inspirerend en bovendien een leuke boost voor de teamdynamiek.”

Omgaan met procedurele- en administratielast

Voor Europese subsidieprojecten gelden vaak specifieke verplichtingen. De complexiteit van de projectleiding zit volgens Keijen niet zozeer in het internationale aspect, maar vooral in het procedurele en de administratielast. “Eens in het half jaar moet je rapporteren aan de subsidieverstrekker. Hoe zijn de mensen bereikt? Welke resultaten zijn geboekt? Als partner ben je zaken aan het voorfinancieren. Onderbouw of administreer je dit niet goed, dan kan dat grote gevolgen hebben voor de subsidieverstrekking.”

Om dit te voorkomen en aan alle administratieve en financiële eisen te voldoen, is Reeleaf al vanaf de start in 2019 bij EMPOWER 2.0 betrokken. Keijen sinds begin 2020. “Qua overdracht en continuïteit was het dus erg fijn voor mij om met Reeleaf te schakelen. Ze verlichten de administratieve last, maar ondersteunen me ook bij de procesbegeleiding. De samenwerking met Reeleaf werd dan ook snel opgeschaald. Van simpele vragen tot complexe organisatievraagstukken: door hun ondersteuning en advisering kan ik goede besluiten nemen. Ze zijn echt mijn steun en toeverlaat.”

Driedubbele win-win

Hoe ervaart Keijen het hele traject? “Heel positief. Zo’n groot Europees subsidieproject leiden was nieuw voor me en mijn leercurve snel! Daar heeft Reeleaf goed bij geholpen. Ik ben heel enthousiast over deze vorm van internationale samenwerking. Voor overheden is het niet alleen een interessante budgettaire overweging: het is een mooie manier om ook andere werkculturen te leren kennen en je internationale netwerk te vergroten. Maar ook om out-of-the-box te denken buiten je eigen beleidscontext en jezelf in de spotlight te zetten. En dat alles terwijl je óók gewoon de eigen beleidsdoelstellingen realiseert. Een driedubbele win-win dus.”

Een mooie legacy

In februari en maart 2022 is het closing event van EMPOWER 2.0. Vanwege de ontwikkelingen rond corona wordt dit een online evenement. Keijen: “Hiervoor lanceren we EMPOWER TV. In een aantal uitzendingen worden de opbrengsten van EMPOWER 2.0 gepresenteerd, aangevuld door interessante gastsprekers. We zullen ook een toolbox presenteren vol met onze bevindingen en met handige handvatten en concrete middelen. Maar we willen vooral zorgen dat de impact die we nu maken, blijvend is. Dat onze legacy voortleeft en de komende jaren in de praktijk verder verrijkt wordt; dan is het project echt dubbel zo succesvol!”

De drie tips van Keijen:

“Onderschat de administratieve last niet: haak bijtijds de juiste experts aan. Zo zijn er ook best veel communicatievoorschriften waar je als leek geen kennis van hebt. Zaken die je aan de voorkant echt wil weten.”

“Let erop dat de praktijk altijd weerbarstiger is. Soms is een deliverable in de aanvraag drie jaar geleden geformuleerd. Daar moet je samen in de praktijk een vertaalslag op maken. Verwachtingsmanagement is dan belangrijk: wat mag je van elkaar verwachten aan het einde van de reportageperiode? Vind daar consensus in.”

“Internationaal samenwerken betekent ook dealen met cultuurverschillen. Per land verschilt de formele communicatie of hoe men met deadlines omgaat. Praat hierover met ervaren partners, zodat je vragen of feedback beter kan plaatsen.”


Wil je deelnemen aan het closing event van EMPOWER 2.0? Schrijf je dan in via thepowerofenergycommunities.eu.

 Meer informatie over het project vind je op: https://northsearegion.eu/empower-20/