“Van aanvraag tot uitvoerbaar project: Klanten ondersteunen van A tot Z, dat is onze signatuur”.

Bij adviesbureau Reeleaf gaan ze voor ‘European teamwork’. Van hun ondersteuning bij het aanvragen van EU-financiering tot en met projectontwikkeling. Dankzij die brede dienstverlening en focus op uitvoerbaarheid van projecten heeft het bureau tien jaar na de oprichting een sterke reputatie. Ze behaalden onder meer een success rate van 95% voor 19 uit 20 ingediende projectaanvragen bij Interreg. Senior Consultant Jacqueline Brouwer vertelt hoe Reeleaf al een decennium lang antwoord biedt op de complexiteit die bij EU-financiering komt kijken.

Reeleaf, opgericht in 2013, bestaat inmiddels uit een team van experts die weten hoe de hazen in Europa lopen. “Ieder van ons heeft een rol gehad in een van de Europese programma’s die we ondersteunen of heeft een brede achtergrond in internationale samenwerking. Zelf heb ik lang gewerkt als contactpersoon voor Interreg Noord West Europa. Daar was ik veelal de spil tussen projectaanvragers en het programma. Ik sprak dagelijks zowel met mensen die projecten in voorbereiding hadden als met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Dit soort ervaring, dus in programma- én projectontwikkeling, maakt dat onze consultants weten welk totaalplaatje nodig is voor een succesvol project.”

Maar … sluit het aan bij het EU-programma?

Brouwer en haar collega’s checken bij elke opdracht eerst of en zo ja hoe het initiële idee voor een project kans heeft als projectvoorstel. “Een goed onderbouwde keuze voor een bepaald Europees programma is het absolute vertrekpunt van elke aanvraag. Onze allereerste vraag is dan ook bijna altijd: hoe sluit jouw project aan bij een programma? Wij kunnen daar wel creatief in meedenken, maar in de basis moet de match er ook echt zijn. Een aanvraag zelf moet een logische structuur hebben met een doelstelling, activiteiten, resultaten en verwachte impact. Dat stramien bewaken onze consultants vanzelfsprekend strikt. We zeggen het dan ook duidelijk als er geen match is.”

Zorg voor duurzaam draagvlak bij iedereen

De uitvoerbaarheid van een project staat vanaf de aanvraag centraal bij Reeleaf. “Die uitvoerbaarheid begint ermee dat het project voortkomt uit een interne behoefte van de opdrachtgever. De impact die het project beoogt aan het eind van de rit, moet stroken met de beleidsdoelen van die organisatie. Daarbij moet er duurzaam draagvlak zijn bij alle partners in het projectconsortium. De uitvoering van een project kan namelijk zomaar drieënhalf á vier jaar duren – soms nog wel langer. Daarom zetten wij bij elke projectaanvraag in op een sterk partnership. Zonder commitment van alle betrokken partijen haalt geen project het eind.”

Hoe verdeel je de taken en rollen?

“Een goed doordachte verdeling van taken en rollen tussen de partijen binnen een consortium is ook een belangrijke projectvoorwaarde en een uitdaging voor veel van onze klanten”, vervolgt Brouwer. Voorbeelden van projecten waarbij onvoldoende is nagedacht over wie precies wat gaat doen, kent ze genoeg. “Op papier zien de projectaanvragen er heel leuk uit, maar eigenlijk passen ze niet bij de competenties en capaciteiten van de projectpartners die nodig zijn. En dan ga je nat, om het zo maar eens te zeggen. Als een afgestemde taakverdeling niet meteen bij de goedkeuring van de aanvraag staat, dan gaat het mis zodra je daadwerkelijk aan de slag moet, bij de latere doorontwikkeling of bij de uitvoering. Kortom, een projectaanvraag zonder een gerichte taak- en rolverdeling is schadelijk omdat de EU-projecten vaak een bijzonderheid voor organisaties. Geld uit Europa ophalen is leuk, maar er ontstaat daardoor vaak wel extra druk binnen een organisatie om een project daadwerkelijk te laten slagen.” En dat is waar Reeleaf je goed bij kan ondersteunen.

Blik op de klok

Het begeleiden van aanvragen bestaat voor een groot deel uit tijdmanagement, weet Brouwer uit ervaring. “De meeste Europese programma’s werken met calls for proposals die een strikte sluitingsdatum hebben. Ondertussen onderschatten veel partijen de tijd die nodig is voor een goede aanvraag. Je moet meetings organiseren, voorlichting geven, partnerorganisaties meenemen in de regels en inhoudelijk goede informatie verzamelen. Wij sporen ze daarom altijd aan om op tijd te beginnen en houden ondertussen steeds een blik om de klok. Waar het kan, laten we ruimte voor ontwikkeltijd. En waar nodig houden we de druk erop.”

Langjarige sparringpartner, expert en ondersteuner

Na de goedkeuring van een aanvraag blijft Reeleaf vaak op diverse manieren actief betrokken bij het project. Brouwer en haar collega’s ondersteunen bijvoorbeeld ook met projectmanagement, financiële controle en het geven van trainingen met Reeleaf Campus. Brouwer: “Uitvoerbaarheid staat bij ons niet voor niets bij elke opdracht centraal. Als we ons eenmaal aan een project verbinden, willen we ook echt dat het slaagt. Daar ondersteunen we dan ook graag bij met alle expertise die we kunnen bieden.”

Impact meten steeds belangrijker voor EU

Gevraagd naar ontwikkelingen van EU-programma’s noemt Brouwer het groeiende belang van aantoonbare resultaten en impact bij de einddoelgroep of bij het gebied waarop een project is gericht. “Een logische ontwikkeling, want Europese programma’s draaien op gemeenschapsgeld en je merkt een steeds kritischer EU-sentiment. Gelukkig zijn er steeds meer speciale platforms waarop je die impact kunt aantonen, vanaf de start van een programma tot nog jaren erna.” Terugblikkend stelt ze dat vooral de Brexit impact heeft gehad. “Veel programmagebieden zijn uiteraard verschoven nu Engeland eruit is gestapt. Dat heeft de samenwerkingsmogelijkheden voor partners in de Interreg-programma’s enorm veranderd. Ook het Interreg 2 Seas-programma is verdwenen.”

Inspelen op veranderingen

“Onze dienstverlening is breed en steeds aangepast op de veranderingen in de programma ontwikkeling. Zo gaan we nu weer meer focussen op projectmanagement van lopende projecten maar ook op de tussentijdse evaluaties van de programma’s zelf: die zitten er nu ook weer aan te komen. En natuurlijk blijven verantwoording en controle altijd doorlopen”, vervolgt Brouwer. “Met de ontwikkeling van Reeleaf Campus willen we klanten zelfstandiger maken qua vereiste kennis en organisatieontwikkeling voor een EU gefinancierd samenwerkingsproject. Van het indienen van een projectaanvraag tot de personele inrichting achter de schermen en financieel management. Als bureau willen we ook blijven groeien, onder meer door het verbreden van de expertise in ons team. Alles om onze klanten nog meer te bieden en écht hun partner voor projectondersteuning van A tot Z te zijn. Er zit nog volop rek in onze jas.”