De rapportage: onze tips voor meer kwaliteit (en meer gemak)

De voortgangsrapportage is een beruchte administratieve verplichting, die veelal weinig energie geeft en veel energie vraagt. En dat kan anders. In dit artikel duiken we in de rapportage, delen we onze ervaringen en geven we tips die je direct kunt toepassen.

Natuurlijk, we zijn het er allemaal over eens dat verantwoording afleggen belangrijk is. Toch kijken veel projectpartners vaak huizenhoog op tegen het opstellen van een rapportage. Het voelt als corvee – en corvee is niet leuk. 

Bij Reeleaf hebben we veel ervaring met het opstellen van rapportages en met de begeleiding van het maakproces. Wij zien in de praktijk dat de rapportage veelal weinig vrolijkheid oproept. Maar: we vinden vooral dat het niet zo hoeft te zijn. 

Daarom duiken we in dit artikel in de rapportage en delen we onze ideeën met jou. 

Verplichting 

Susan Lijzenga, adviseur bij Reeleaf, ziet dat de rapportageverplichting vaak tot ongemak leidt.  

“Het komt vaak voor dat men niet precies weet wat te rapporteren, wat er met de vragen wordt bedoeld, of wat de subsidieverstrekker graag zou willen lezen.”  

“Daar komt bij dat projectmanagers het project vaak wel waardevol vinden, maar niet meer goed zien wat nu precies bijzonder is aan wat ze doenZij denken: ik doe gewoon mijn werk, waar moet ik over rapporteren?” 

Partners betrekken 

Terwijl, zo heeft Susan ervaren: als je in de rapportage duikt en daar ook de projectpartners bij betrekt, dan kan de rapportage veel doen voor je project. 

Susan: In de kern is elke rapportage een afgebakende vorm van storytelling. Je vertelt een verhaal. Een deel van de kunst is om de betrokkenen bij het project te helpen, zodat zij hun deel van dat verhaal goed kunnen vertellen.”  

En als je daar dan mee aan de slag gaat, maak dan zeker ook de koppeling met ieders rol en vakmanschap. Dan komt de praktijk van het project tot levenwat de betrokkenheid bevordert.” 

Tastbaar 

Het resultaat kan een rapportage zijn die het verhaal en de voortgang van het project tastbaar maakt.  

En dat is niet alleen prettig voor de subsidieverstrekker, weet Susan: De rapportage kan soms laten zien dat er echt wel iets is gebeurd, op momenten dat je denkt dat het project relatief lijkt stil te staan.” 

Wat hierbij meespeelt, is dat veel partners druk zijn met een deel van het project, en daardoor het totaalbeeld niet scherp hebben. Een rapportage die dat overzicht biedt, helpt om de betrokkenheid bij het project te vergroten en daarmee de samenwerking te verbeteren.” 

Jouw mogelijkheden  

De vraag is dan natuurlijk: wat nu te doen? Hoe kom je met meer gemak tot betere rapportages? Hieronder zetten we onze belangrijkste tips op een rij.  

We nodigen je uit om hiermee te experimenteren in jouw praktijk. 

1. Betrek de betrokkenen 

Neem tijdens partnermeetings iedereen mee in het belang van goede rapportages. Bespreek daarbij meteen ook de planning en de werkwijze bij de totstandkoming en vertel wat wordt verwacht.  

2. Help elkaar 

Wanneer je lead partner bent, dan kun je bijvoorbeeld per partner helder aangeven welke rapportonderdelen per partner relevant zijn om in te vullen. Je kunt ook overwegen om partners te interviewen, bij wijze van service. En je kunt activiteitenteams samenstellen, waarin vertegenwoordigers van partners hun deel van het project bespreken.  

3. Gebruik een monitoring template 

Bij Reeleaf ontwikkelen we regelmatig een monitoring template. Het gebruik hiervan verlaagt de drempel voor partners om met de rapportage aan de slag te gaan en vergroot de kwaliteit van het resultaat. Belangrijk: voeg duidelijke vragen zonder jargon toe aan het template, zodat partners weten wat van hen wordt verwacht. 

4. Benut de partnermeetings 

Tijdens partnermeetings gaan vaak waardevolle ideeën, ervaringen en inzichten over tafel, zonder dat deze worden vastgelegd.  

Susan: “Je kunt hier plenair aandacht aan besteden en vragen wat men graag terug zou willen zien komen in de rapportages, maar vaak levert dat niets op. Ik vraag het daarom liever tijdens pauzemomenten, letterlijk bij de koffie. Zo van: wat je toen vertelde, wil je dat ook in de rapportage opnemen? 

5. Zet de rapportage in als middel 

Eerder in dit artikel ging het over storytelling. Verhalen zijn waardevol als inhoud van de rapportage, en ook als onderdeel van het maakproces.  

Susan: “Wat je kunt doen, is de vorige rapportage gebruiken als aanleiding voor een terugblik, zodat iedereen zijn of haar ervaringen kan delen. Dit levert vaak waardevolle verhalen op, die je weer kunt gebruiken in de volgende rapportage. 

Teamwork uitbetaald 

Susan tot slot: “Uiteindelijk geldt voor de rapportage wat voor het hele project geldt: hoe beter het teamwork, hoe beter het resultaat. En wat is er dan mooier dan dat je na een goede rapportage de budgetclaim uitbetaald krijgt?” 

En zo is dat.